Kässbohrer setzt auf die Zukunft: papierlose Buchhaltung
Ein Erfahrungsbericht
Begonnen hat unsere Reise in die papierlose Buchhaltung im Jahr 2008. Wir hatten bis dahin Skontoverluste in der Höhe von einigen Tausend Euro pro Jahr zu verzeichnen. Belege, die im Unternehmen zur Prüfung verteilt wurden, kamen verspätet zurück oder wurden nie wieder gesehen. Neben dem Skontoverlust war es auch ein Paradies der Ineffizienz. Am Ende des Prozesses wurden Rechnungen verbucht und in Ordnern abgelegt. Das Wiederauffinden, wenn Belege für Nachforschungen notwendig waren, war dann eine Sucherei mit hohem Frustpotenzial.
BMD ER-Kontrolle steigert Effizienz
BMD hatte hierzu die Lösung in Form der ER-Kontrolle, die wir im April 2008 eingeführt haben. Rechnungen werden nach Eingang im Empfang gleich am selben Tag gescannt und dem Prozess der Rechnungsprüfung und Verbuchung zugeführt. Die Weiterleitung zur Freigabe an Mitarbeiter erfolgt ausschließlich in elektronischer Form. Wo die Rechnungen wie lange liegen, ist gut über das Aktionsprotokoll nachvollziehbar. Seither gibt es keinen Skontoverlust, die Investition hat sich aus diesem Thema heraus schon nach wenigen Monaten amortisiert.
