Kässbohrer setzt auf die Zukunft: papierlose Buchhaltung

Ein Erfahrungsbericht

Begonnen hat unsere Reise in die papierlose Buchhaltung im Jahr 2008. Wir hatten bis dahin Skontoverluste in der Höhe von einigen Tausend Euro pro Jahr zu verzeichnen. Belege, die im Unternehmen zur Prüfung verteilt wurden, kamen verspätet zurück oder wurden nie wieder gesehen. Neben dem Skontoverlust war es auch ein Paradies der Ineffizienz. Am Ende des Prozesses wurden Rechnungen verbucht und in Ordnern abgelegt. Das Wiederauffinden, wenn Belege für Nachforschungen notwendig waren, war dann eine Sucherei mit  hohem Frustpotenzial.

BMD ER-Kontrolle steigert Effizienz

BMD hatte hierzu die Lösung in Form der ER-Kontrolle, die wir im April 2008 eingeführt haben. Rechnungen werden nach Eingang im Empfang gleich am selben Tag gescannt und dem Prozess der Rechnungsprüfung und Verbuchung zugeführt. Die Weiterleitung zur Freigabe an Mitarbeiter erfolgt ausschließlich in elektronischer Form. Wo die Rechnungen wie lange liegen, ist gut über das Aktionsprotokoll nachvollziehbar. Seither gibt es keinen Skontoverlust, die Investition hat sich aus diesem Thema heraus schon nach wenigen Monaten amortisiert.

22.000 Eingangsrechnungen im Griff

Mittlerweile bekommen wir jährlich ca. 22.000 Eingangsrechnungen, das sind ca. 100 pro Arbeitstag. Davon erhalten wir über 70 % per Mail zugesandt. Die noch per Papier einlangenden Eingangsrechnungen, derzeit etwa 30 pro Tag, werden unmittelbar nach dem Scan- und Erfassungsvorgang tatsächlich in den Papierabfall entsorgt. Das Formulieren dieses Berichtes nehme ich zum Anlass jene Lieferanten, die noch Papierrechnungen senden, um die Zusendung der Belege per Mail zu bitten. Praktischerweise mache ich das mit dem Standardbrief der BMD, mit welchem ein Serienbrief im Nu zu erstellen ist.

Ausgangsrechnungen: Buchhaltung ohne Papierbeleg

Bei Ausgangsrechnungen sieht die Buchhaltung mittlerweile überhaupt keinen Papierbeleg mehr. Diese werden über die BMD-Schnittstelle aus der Warenwirtschaft übernommen. In untergeordneter Menge sind noch Ausgangsrechnungen eines ERP-Systems manuell zu buchen, diese werden der Buchhaltung allerdings auch per Mail gesandt. Der Beleg wird bei der Buchung im BMD-Dokumentenarchiv abgelegt und ist jederzeit für alle berechtigten Personen aufrufbar.

Sicherheit und Effizienz im Buchhaltungsprozess

Bewältigt werden alle Buchhaltungsagenden inkl. Rechnungsprüfung von einer Vollzeit- und einer Teilzeitmitarbeiterin. Der Prozess ist viel effizienter und sicherer, viele Regalmeter für die Aufbewahrung von Belegen fallen weg. Wir haben sicherlich noch Potenzial für Verbesserungen, die Umsetzung liegt aber noch an organisatorischen Themen und nicht an den technischen Möglichkeiten. Ich wage zu behaupten, dass wir in 2 Jahren fast völlig ohne Papier in der Buchhaltung auskommen können. Ausgenommen davon sind beispielsweise Original-Zollpapiere.

BMD Archiv: Belege unmittelbar aufrufen

Insgesamt ist die Verfügbarkeit der Belege aus dem BMD-Archiv ein enormer Vorteil, da das Aufrufen von Belegen unmittelbar möglich ist, beispielsweise über das Kundenkonto, oder über das Sachkonto. Früher, und da möchte ich nicht von der „guten, alten Zeit“ reden, war das Suchen und Auffinden von Rechnungen an sich noch ein Thema, jetzt überhaupt nicht mehr. Für Abweichungsanalysen im Detail einfach ein Traum für jeden Controller.

Zusammenfassend nochmals in einem Satz:
Wir haben keine Eingangs- und Ausgangsrechnungen in Papierform in unseren (fast) leeren Schränken!

 

DI Markus Ablinger
Leitung Controlling / Finanzen
Kässbohrer Transport Technik GmbH